Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Oy Stamgrändens Grupp Ab (“Stamgrändens”)
y-tunnus 3165133-2
info@stamgrandens.fi
Postiosoite: Runkokuja 3 b, 01730 Vantaa
Rekisterinpitäjän edustaja / Tietosuojavastaava
Antti Hamari
puh. 040 963 9829
Rekisterin nimi ja tietosisältö
Oy Stamgrändens Grupp Ab:n asiakasrekisteri (“Asiakasrekisteri”)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste
Stamgrändens ylläpitää Asiakasrekisteriä sopimus- ja asiakas- ja niihin rinnastettavien suhteiden luontiin, hallintaan, hoitamiseen ja ylläpitämiseen sekä kehittämiseen, oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen ja turvaamiseen sekä niitä voidaan käyttää Stamgrändenin ja asiakkaan väliseen markkinointiin. Edellämainittua toimintaa ovat mm. yhteydenpidon helpottaminen, vuokrasuhteen perustaminen ja ylläpitäminen, laskutus, perintä, asiakastapahtumien varmentamiseen sekä asiakasviestintä ja vapaiden vuokra-asuntojen tarjoaminen asiakkaille. Lisäksi niitä käytetään edellä mainittujen lisäksi niitä vastaaviin tarkoituksiin sekä Stamgrändenin (rekisterinpitäjän) lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Rekisterinpitäjä voi myös kerätä tietoja rikosten ja väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi.
Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia (2050/2018) sekä muuta voimassa olevaa sääntelyä henkilötietojen käsittelystä (lait, asetukset, määräykset ja ohjeet).
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröidyt ryhmät
Rekisteriin tallennetaan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia sopimus- ,asiakas- tai niihin rinnastettavan suhteen ja sen syntymisen kannalta tarpeellisia tietoja.Tälläisiä tietoja ovat Asiakkaan perustiedot kuten nimi, yrityksen y-tunnus, henkilötunnus tai ulkomaalaisen asiakkaan jolla ei ole henkilötunnusta kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot, kieli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivä kuten vuokrasopimuksen tekopäivä ja sopimustiedot ja tapahtumatiedot. Lisäksi laskutukseen ja perintään ja reklamatioihin liittyvät tiedot sekä mahdolliset suoramarkkinointikiellot. Lisäksi merkintään tarpeelliset luottotiedot asiakaan vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi.
Tarpeellisten tietojen rekisteröintioikeuden ylittävien tietojen osalta Asiakkaalta pyydetään erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Tietolähteet
Rekisterin tietolähteet ovat ensisijaisesti asiakkaan itsensä ilmoittamat ja rekisteröimät tiedot (esim. sopimukset, vuokratarjoukset, hakulomakkeet vuokranhakijoiden osalta), sopimusten tapahtumien ja palveluluista syntyvistä kuten asuntoesittelyistä syntyvistä tiedoista sekä tiedot viranomais- ja luottorekistereistä kuten Digi- ja väestötietovirastolta tai luottotietorekisteristä. Lisäksi voidaan kirjata isännöitsijätoimistojen antamia tietoja. Suostumusta edellyttävät tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan edellämainituista tai niihin rinnastettavista rekistereistä ja lähteistä.
Evästeet
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä keräteksemme verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja ja analysoimiseksi sivuston suorituskykyä, sisältöä ja mainontaa sekä verkkosivustomme käyttöä ja sisällön kehittämistä varten.
Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Rekisterinpitäjä noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja luovuttaa henkilötietoja vain sen sallimissa rajoissa. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle ja luovuttaminen tapahtuu vain asiakassuhteen kannalta välttämättömissä tilanteissa kuten vuorasuhteessa tarpeellisten tietojen luovuttaminen asunto-osakeyhtiön isännöitsijätoimistolle tai tietojen luovutus viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa. Tarpeelisia tietoja voidaan luovuttaa perintätilanteissa sopimussuhteessa olevalle perintäyhtiölle tai ulosottoviranomaiselle.
Henkilötietoja ei kuitenkaan pääsääntöisesti luovuteta Rekisterinpitäjän ulkopuoleelle tai Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Ainoastaan mahdollisten Rekisterinpitäjän käyttämien pilvipalvelujen kuten OneDriven osalta siirto voi hetkellisesti tapahtua.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta tai rekisteröity on kirjallisesti pyytänyt niiden poistamista.
Rekisteritietojen käyttöoikeus ja suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään ja säilytettään luottamuksellisesti. Rekisterinkäyttöoikeus on vain niillä Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtävien suorittamiseksi (tarpeellisuusedellytys). Tietoja käsittelevät vain ennalta määrätyt henkilöt. Kerätyt tiedot säilytetään tarpellisin salasanoin ja palomuurein suojattuna. Tilat ovat teknisesti valvottuja.
Omien tietojen tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen
Rekisteriin merkityllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty Asiakasrekisteriin tai että häntä koskevia tietoja ei ole rekisterissä. Rekisteröity voi pyytää omien tietojen tarkastusta (tarkastuspyyntö) kirjallisesti Rekisterinpitäjältä (yhteyshenkilö/tietosuojavastaava), jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Tieto toimitetaan viimeistään 30 vuorokauden kuluessa kirjallisen tarkastuspyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että Rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Lisäksi Rekisteröity voi vaatia tietojen poistamista Rekisterin pitäjältä kirjallisella pyynnöllä Rekisterinpitäjälle (yhteyshenkilö/tietosuojavastaava).
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa suostumusta edellyttävien tietojen tallentamiseen osoittamalla pyynön kirjallisesti Rekisterinpitäjälle (yhteyshenkilö/tietosuojavastaava).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle. (Lisätietoja www.tietosuoja.fi)